เงินตราต่างประเทศ: อัตราแลกเปลี่ยนและปรับมูลค่า

#ใช้ทำอะไร

ถ้าบริษัทขายหรือซื้อเป็นสกุลอื่นที่ไม่ใช่บาท เช่น ส่งออกสินค้าเป็นดอลลาร์สหรัฐ หรือนำเข้าวัตถุดิบเป็นเยน เอกสารเหล่านั้นต้องมีอัตราแลกเปลี่ยนเพื่อแปลงเป็นบาทลงบัญชี เมนู เงินตราต่างประเทศ เก็บอัตราของแต่ละวัน และมีส่วน ปรับมูลค่า ไว้ตอนสิ้นเดือน เพราะลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ที่ยังค้างเป็นดอลลาร์ ราคาเป็นบาทเปลี่ยนไปตามอัตราปลายเดือน ต้องปรับให้บัญชีตรงกับอัตราปลายเดือนนั้น

บริษัทที่ใช้เงินบาทอย่างเดียวไม่ต้องใช้หน้านี้

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
• สิทธิ์ ดูหน้านี้ต้องมีสิทธิ์ ดู ของบัญชี บันทึกและลบอัตราต้องมี สร้าง เปิดหรือปิดใช้สกุลเงิน เลือกแหล่งอัตรา และบันทึกปรับมูลค่าต้องมี ตั้งค่า ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• เปิดใช้สกุลเงินที่ตั้งค่าบัญชีก่อน ขั้นตอนอยู่ข้างล่าง

#ขั้นตอน

#เปิดใช้สกุลเงินต่างประเทศ

ถ้ายังไม่เปิดสกุลไหน หน้า เงินตราต่างประเทศ ว่างและขึ้นข้อความ ยังไม่ได้เปิดใช้สกุลเงินต่างประเทศ พร้อมบอกว่า เปิดได้ที่ตั้งค่าบัญชี กดแถวนั้นไปที่ตั้งค่าบัญชี

1. กดเมนู บัญชี › ตั้งค่าบัญชี หากลุ่ม สกุลเงิน (ยังไม่เปิดสกุลไหน แสดง ใช้เฉพาะเงินบาท) ดู ตั้งค่าบัญชี
2. กด เพิ่มสกุลเงิน ที่หัวกลุ่ม แผ่น เพิ่มสกุลเงิน เปิดขึ้น มีรายชื่อสกุลที่ยังไม่ได้เปิด เช่น USD ดอลลาร์สหรัฐ EUR ยูโร JPY เยน CNY หยวน กดสกุลที่ต้องการ แผ่นปิด สกุลนั้นขึ้นในกลุ่ม
3. รายชื่อสกุลที่เลือกได้มี 19 สกุล คือสกุลที่ธนาคารแห่งประเทศไทย (ธปท.) ประกาศอัตราเฉลี่ยรายวัน ได้แก่ USD GBP EUR JPY HKD MYR SGD BND PHP IDR INR CHF AUD NZD CAD SEK DKK NOK CNY เพราะอัตราปิดปีต้องใช้อัตรา ธปท. ส่วนเงินบาทเป็นสกุลหลักเสมอ
4. เมื่อเปิดสกุลแรกแล้ว ในกลุ่มเดียวกันมีช่อง แหล่งอัตราแลกเปลี่ยน ให้เลือก
   • ธนาคารแห่งประเทศไทย ระบบดึงอัตราเฉลี่ยรายวันจาก ธปท. มาให้ (ค่าตั้งต้นตอนเริ่มใช้งานบัญชี)
   • อัตราธนาคาร (กรอกเอง) คุณกรอกอัตราเองทุกวันที่มีเอกสาร
5. ถ้าจะเลิกใช้สกุลไหน กดแถวสกุลนั้น แผ่นบอกวันที่เปิดใช้ กดแถว ปิดใช้สกุลนี้ แล้วยืนยัน ปิดใช้ ปิดได้เฉพาะเมื่อสกุลนั้นไม่มียอดคงค้าง ระบบแจ้งว่า ปิดใช้ ... ไม่ได้ เพราะยังมียอดคงค้างในสกุลนี้

แหล่งอัตราจะถูกล็อกเมื่อบันทึกรายการเงินตราต่างประเทศครั้งแรก ข้อความใต้กลุ่มบอกว่า ล็อกแหล่งอัตราเมื่อบันทึกรายการเงินตราต่างประเทศครั้งแรก หลังล็อก ช่องเลือกเทาและบอกวันที่ล็อก เปลี่ยนไม่ได้ (ระบบแจ้งว่า แหล่งอัตราแลกเปลี่ยนถูกล็อกแล้ว เพราะมีรายการเงินตราต่างประเทศแล้ว) เลือกให้ตรงตั้งแต่ก่อนใช้งานจริง

#ดูอัตราแลกเปลี่ยนของแต่ละวัน

1. กดเมนู บัญชี แล้วกด เงินตราต่างประเทศ แท็บแรกคือ อัตราแลกเปลี่ยน บรรทัดใต้หัวเรื่องบอกแหล่งอัตรา เช่น ธปท. · ข้อมูลถึง ... หรือ อัตราธนาคาร (กรอกเอง) หรือ ยังไม่ได้เชื่อมต่อ ธปท. · กรอกอัตราเองได้

2. ช่อง สำหรับเอกสารวันที่ เลือกวันที่ของเอกสารที่อยากรู้ว่าจะใช้อัตราเท่าไร ค่าตั้งต้นคือวันนี้ เลือกวันหลังจากวันนี้ไม่ได้
3. กลุ่ม อัตราแลกเปลี่ยน มีหนึ่งแถวต่อสกุลที่เปิดใช้ แต่ละแถวบอก ซื้อ ... · ขาย ... (บาทต่อ 1 หน่วย) และที่มา
   • ธปท. 2 ต.ค. คืออัตรา ธปท. ที่ประกาศวันนั้น ซึ่งเป็นอัตราของวันทำการก่อนหน้าวันเอกสาร
   • กรอก 3 ต.ค. สำหรับบริษัทที่เลือกอัตราธนาคาร
   • ใช้แทนอัตรา ธปท.: เหตุผล พร้อมป้าย กรอกเอง เมื่อมีคนบันทึกอัตราทับอัตรา ธปท. ของวันนั้น
   • ป้ายสีแดง ยังไม่มีอัตรา เมื่อวันนั้นไม่มีอัตราให้ใช้ เอกสารสกุลนั้นลงวันนั้นไม่ได้จนกว่าจะบันทึกอัตรา
4. ข้อความใต้กลุ่มสรุปกติ ขาย/ลูกหนี้ใช้อัตราซื้อ · ซื้อ/เจ้าหนี้ใช้อัตราขาย และสำหรับบริษัทที่เลือกอัตราธนาคาร มีเพิ่มว่า อัตราปิดงวดใช้อัตรา ธปท. เสมอ
5. ระบบไม่ได้ดึงอัตรา ธปท. ได้ทุกวันทุกบริษัท ถ้าบริษัทยังไม่ได้เชื่อมต่อ ธปท. หรือ ธปท. ยังไม่ประกาศอัตราของวันนั้น แถวจะขึ้น ยังไม่มีอัตรา ให้บันทึกอัตราเอง

#บันทึกอัตราเอง

ใช้เมื่อเลือกอัตราธนาคาร (กรอกเอง) หรือเมื่ออัตรา ธปท. ยังไม่มี หรือเมื่อมีเหตุผลต้องใช้อัตราอื่น

1. กด บันทึกอัตรา ที่มุมขวาบน หรือกดแถวสกุลที่ต้องการ แผ่นเปิดขึ้น (ต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของบัญชี)

2. ถ้าเปิดจากปุ่มด้านบน เลือก สกุลเงิน ถ้ากดจากแถว สกุลถูกเลือกแล้ว
3. ช่อง วันที่ วันที่ของอัตรา เลือกวันหลังวันนี้ไม่ได้ เมื่อเปลี่ยนสกุลหรือวันที่ ระบบดึงอัตราที่มีอยู่มาใส่ให้ก่อน ถ้าเคยบันทึกเองมาก่อน ใช้อัตราครั้งล่าสุดมาเป็นตัวตั้งต้นพร้อมข้อความ ใช้อัตราล่าสุดวันที่ ...
4. ช่อง อัตราซื้อ (บาท ต่อ 1 หน่วย) และ อัตราขาย (บาท ต่อ 1 หน่วย) กรอกเป็นบาทต่อ 1 หน่วยของสกุลนั้นเสมอ ใส่เป็นเลขทศนิยมธรรมดา ห้ามมีจุลภาคหรือเครื่องหมายอื่น อัตราซื้อต้องไม่มากกว่าอัตราขาย (ระบบแจ้งว่า อัตราซื้อต้องไม่มากกว่าอัตราขาย)
   • สกุล JPY (เยน) และ IDR (รูเปียห์) ธนาคารมักประกาศต่อ 100 หน่วย และ 1,000 หน่วย ตามลำดับ ใต้ช่องมีข้อความเตือนให้หารก่อนกรอก เช่น ธนาคารมักประกาศต่อ 100 JPY — หารด้วย 100 ก่อนกรอก
5. ช่อง เหตุผลที่ใช้แทนอัตรา ธปท. ขึ้นเฉพาะบริษัทที่เลือกแหล่ง ธปท. ต้องกรอก เพราะเป็นการใช้อัตราอื่นแทนอัตราทางการ (ระบบแจ้งว่า ใช้อัตราแทนอัตรา ธปท. ต้องระบุเหตุผล) บริษัทที่เลือกอัตราธนาคารไม่มีช่องนี้
6. กด บันทึก ถ้าอัตราที่กรอกต่างจากอัตรา ธปท. ใกล้เคียงเกิน 20% จะมีหน้าต่าง อัตราผิดปกติ แจ้งว่า อัตรา ... ต่างจากอัตรา ธปท. ...% ตรวจสอบว่ากรอกเป็นบาทต่อ 1 ... ให้กด แก้ไข เพื่อกลับไปตรวจ หรือกด บันทึกต่อ ถ้าแน่ใจ
7. จะลบอัตราที่กรอกเอง เปิดแถวนั้น แล้วกดแถว ลบอัตรานี้ (ข้อความใต้แถวบอกผล เช่น ลบแล้วจะใช้อัตรา ธปท. ของวันนี้แทน) ยืนยัน ลบ ลบถาวร ลบได้เฉพาะอัตราที่กรอกเอง ไม่ใช่อัตรา ธปท.

ทุกครั้งที่บันทึกหรือลบ ระบบจดไว้ในรายงานการแก้ไขรายการ ดู งบการเงินและรายงานบัญชี

#ปรับมูลค่าเงินตราต่างประเทศ

ทำตอนสิ้นเดือน (ต้องทำก่อนปิดงวดสิ้นปี) เมื่อมียอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือเงินฝากเป็นเงินตราต่างประเทศ

1. กดแท็บ ปรับมูลค่า ที่หน้า เงินตราต่างประเทศ หัวเรื่องเขียนว่า ปรับยอดคงเหลือเงินตราต่างประเทศด้วยอัตราสิ้นงวด ถ้ายังไม่มีงวดที่สิ้นสุด ขึ้นว่า ยังไม่มีงวดที่สิ้นสุด

2. ช่อง งวด เลือกเดือนที่สิ้นสุดแล้ว เดือนสุดท้ายของปีมีคำว่า สิ้นปีบัญชี
3. ดูผลลัพธ์ตัวอย่างที่ระบบคำนวณ
   • แต่ละบัญชีเป็นกลุ่ม ข้างในแยกตามผู้ติดต่อ แต่ละแถวบอกยอดสกุลต่างประเทศ ยอดบาทที่บันทึกไว้ และยอดบาทที่ควรเป็นตามอัตราสิ้นงวด (USD 1,000.00 · 35,000.00 → 36,100.00) ท้ายแถวคือผลต่าง สีเขียวมีเครื่องหมาย + เป็นกำไร สีแดงเป็นขาดทุน
   • การ์ด ผลต่างสุทธิ รวมผลต่างทั้งงวด แยก กำไร กับ ขาดทุน แสดงอัตราที่ใช้ของแต่ละสกุล (ซื้อ ขาย แหล่งที่มา และวันที่) และ สถานะ
   • ถ้าเป็นเดือนสิ้นปี การ์ดมีป้าย สิ้นปีบัญชี ต้องปรับก่อนปิดงวด
   • กลุ่ม ผลต่างที่เกิดขึ้นแล้ว (ชำระครบแล้ว) แสดงยอดที่ชำระครบแล้วแต่ยังมีเศษผลต่างเหลือในบัญชี ระบบปิดให้ในครั้งเดียวกัน
4. ความหมายของ สถานะ
   • ยังไม่ได้ปรับ
   • ปรับแล้ว พร้อมวันที่และเลขที่รายการ
   • มีรายการใหม่หลังปรับ ปรับไปแล้ว แต่มีรายการเงินตราต่างประเทศเพิ่มเข้ามาอีก กดบันทึกอีกครั้งได้ ระบบบันทึกเฉพาะส่วนต่างที่เพิ่ม
   • ไม่มียอดต้องปรับ
   • ไม่มีอัตราปิดงวด
5. ถ้าปุ่มบันทึกกดไม่ได้ หัวเรื่องบอกเหตุผลต่อท้าย
   • ไม่มีอัตราปิดงวด และมีแถว ไม่มีอัตรา ... ของวันที่ ... กดแถวนั้นไปบันทึกอัตรา
   • มีบัญชีที่ปิดใช้งานแล้ว เปิดใช้ก่อนปรับมูลค่า
   • งวดนี้ไม่ได้เปิดอยู่
   • ยังไม่มีงวดถัดไป สร้างปีบัญชีถัดไปก่อน
   • ไม่มีผลต่างต้องบันทึก
6. เมื่อตัวเลขถูกต้อง กด บันทึกปรับมูลค่า (มุมขวาบน ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า) หน้าต่าง บันทึกปรับมูลค่า ณ ...? บอกว่า จะบันทึกผลต่าง ... บาท แล้วกลับรายการให้เองวันที่ ... (วันแรกของงวดถัดไป) กด บันทึกปรับมูลค่า เพื่อยืนยัน
7. ผลต่างลงบัญชีเป็นกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง ลงวันที่สิ้นงวด และกลับรายการเองวันแรกของงวดถัดไป ดูรายการได้ที่ สมุดรายวัน ตัวกรอง ที่มา เลือก ปรับมูลค่าอัตราแลกเปลี่ยน

#ข้อควรรู้

• อัตราที่ใช้กับเอกสาร เอกสารขายหรือลูกหนี้ใช้อัตราซื้อ เอกสารซื้อหรือเจ้าหนี้ใช้อัตราขาย ตามวันที่ของเอกสาร
• อัตราปิดงวดใช้อัตรา ธปท. เสมอ แม้บริษัทเลือกอัตราธนาคาร (กรอกเอง) สำหรับเอกสารรายวัน ถ้าไม่มีอัตรา ธปท. ของวันสิ้นงวด จะปรับมูลค่าไม่ได้
• ระบบไม่ได้ดึงอัตรา ธปท. ได้เสมอไป การดึงอัตราทำงานเป็นระยะ (ทุก 30 นาทีเมื่อเปิดใช้) และขึ้นกับว่าบริษัทเชื่อมต่อกับ ธปท. ไว้หรือไม่ และ ธปท. เปิดให้ข้อมูลหรือไม่ ถ้าไม่มี ให้บันทึกอัตราเอง
• ปรับมูลค่าซ้ำได้ ถ้ามีรายการใหม่ในเดือนเดิม ระบบบันทึกเฉพาะส่วนที่เปลี่ยน
• งวดสิ้นปีต้องปรับมูลค่าก่อนปิด ถ้ายังมียอดเงินตราต่างประเทศและยังไม่ได้ปรับ ปิดปีบัญชีไม่ได้ ส่วนเดือนอื่นเป็นแค่ข้อควรตรวจ ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี
• บัญชีที่กำหนดสกุลเงินตายตัว ปิดงวดสิ้นปีแบบบาทไม่ได้ และลงยอดยกมาไม่ได้ ดู ผังบัญชี

#คำถามที่พบบ่อย

เอกสารสกุลต่างประเทศบอกว่าไม่มีอัตรา เปิดหน้า อัตราแลกเปลี่ยน เลือก สำหรับเอกสารวันที่ ตรงกับเอกสาร ถ้าแถวสกุลนั้นขึ้น ยังไม่มีอัตรา ให้กด บันทึกอัตรา ใส่อัตราของวันนั้น แล้วกลับไปลงเอกสารใหม่

บันทึกอัตราแล้วขึ้นว่า อัตราผิดปกติ ระบบเทียบกับอัตรา ธปท. ใกล้เคียง ถ้าต่างเกิน 20% จะเตือน สาเหตุที่พบบ่อยคือกรอกอัตราต่อ 100 หน่วยของเยน หรือต่อ 1,000 หน่วยของรูเปียห์ ลงไปทั้งก้อน ต้องหารก่อน ถ้าอัตรานั้นถูกจริง กด บันทึกต่อ

เลือกแหล่งอัตราผิด แก้ได้ไหม แก้ได้จนกว่าจะบันทึกรายการเงินตราต่างประเทศรายการแรก หลังจากนั้นแหล่งอัตราถูกล็อก

ปรับมูลค่าแล้ว ในสมุดรายวันมีสองรายการ เป็นปกติ รายการแรกลงวันสิ้นงวด รายการที่สองคือการกลับรายการอัตโนมัติวันแรกของงวดถัดไป เพื่อไม่ให้ผลต่างที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงสะสมไปเรื่อยๆ