รายการสินค้าและหน้าสินค้า

#ใช้ทำอะไร

รายการสินค้าใช้ดูว่าของแต่ละอย่างเหลือเท่าไร อยู่คลังไหน และอันไหนต่ำกว่าจุดสั่งซื้อแล้ว ยกตัวอย่างร้านอุปกรณ์ไฟฟ้ามีสินค้า 300 รายการ ค้นชื่อ "สายไฟ 2.5" แล้วเห็นเหลือกี่ม้วน ถ้าอยากรู้ลึกกว่านั้น กดเข้าหน้าสินค้า จะเห็นว่าของที่มีอยู่ถ้าหักที่ลูกค้าสั่งไว้แล้ว และบวกที่สั่งซื้อมารอรับ จะเหลือเท่าไร

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ ดูรายการและหน้าสินค้าต้องมีสิทธิ์ ดู ของสินค้า แก้ไขและปิดใช้งานต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ลบต้องมีสิทธิ์ ลบ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• สินค้าในระบบ ถ้ายังไม่มี เพิ่มก่อนที่ เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ
• ถ้าจำกัดคลัง คุณเห็นเฉพาะยอดของคลังที่บทบาทของคุณใช้ได้ ตัวเลข "ทุกคลัง" ในหน้านี้เลยหมายถึง "ทุกคลังที่คุณเห็น" ดู ตั้งคลังและกำหนดว่าใครเห็นคลังไหน

#ขั้นตอน

#เปิดรายการ

1. กดเมนู คลังสินค้า แล้วเลือก สินค้า หรือ วัตถุดิบ สองเมนูนี้เป็นรายการเดียวกัน แค่แบ่งตามประเภทสินค้า รายการ สินค้า มี สินค้าเพื่อขาย สินค้าสำเร็จรูป และบริการ รายการ วัตถุดิบ มี วัตถุดิบ สินค้าระหว่างผลิต และวัสดุสิ้นเปลือง ใต้หัวหน้าเขียนว่า ทั้งหมด N รายการ
2. ตารางมีสองคอลัมน์ ชื่อ ที่มีรูปเล็ก ชื่อ รหัส ลูกค้า (ถ้าผูกไว้) วันที่เพิ่ม และป้าย ปิดใช้งาน ถ้าปิดอยู่ กับ คงเหลือ ที่บอกยอดรวม ถ้ามีหน่วยบรรจุจะบอกเป็นลังด้วย เช่น 144 ชิ้น (12 ลัง) ถ้ามีหลายคลัง ใต้ยอดจะบอกว่าอยู่คลังไหนเท่าไร ถ้าสินค้ายังไม่ตั้งหน่วยนับ ช่องคงเหลือเขียนว่า ยังไม่ตั้งหน่วยนับ
3. สินค้าที่ยอดต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ ตัวเลขเป็นสีส้ม และมีคำว่า ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ ใต้ยอด กดหัวคอลัมน์ ชื่อ หรือ คงเหลือ ถ้าอยากเรียง

#ค้นหา กรอง และเลือกดูตามคลัง

4. พิมพ์ในช่อง ค้นหาชื่อสินค้า หรือ SKU (หน้าวัตถุดิบเป็น ค้นหาชื่อวัตถุดิบ หรือ SKU) ระบบค้นจากชื่อกับรหัสสินค้า พิมพ์แค่บางส่วนก็เจอ ค้นด้วยบาร์โค้ดที่ช่องนี้ไม่ได้ ใช้หน้า สแกนและตรวจนับสต็อก แทน
5. กด ตัวกรอง ถ้าอยากกรองละเอียดขึ้น เลือกได้จาก ชื่อสินค้า, SKU, ลูกค้า, หน่วยนับ, คงเหลือ, แท็ก, สถานะ และเพิ่มเมื่อ เช่น กรอง คงเหลือ น้อยกว่า 10 หรือกรอง แท็ก สีขาว ตัวกรองมีผลทันที และเงื่อนไขถูกเก็บไว้ใน URL ของหน้า ส่งลิงก์ให้เพื่อนร่วมงานเปิดดูแบบเดียวกันได้ วิธีใช้ตัวกรองละเอียดอยู่ใน ใช้รายการ ตัวกรอง และประวัติเอกสาร ส่วนการสร้างแท็กอยู่ใน หน่วยนับ หน่วยบรรจุ แท็ก และชุดสินค้า
6. ถ้าบริษัทมีมากกว่าหนึ่งคลัง จะมีแท็บเหนือตารางเขียนว่า ทุกคลัง และชื่อแต่ละคลัง ตัวเลขข้างแท็บคือจำนวนสินค้าที่คลังนั้นมี กดแท็บคลังไหน ตารางเหลือสินค้าของคลังนั้น และหัวคอลัมน์ คงเหลือ เปลี่ยนเป็นชื่อคลัง ให้รู้ว่าตัวเลขเป็นยอดของคลังนั้นเท่านั้น
7. กดแถวไหนก็ได้ จะเปิดหน้าสินค้านั้น

#จัดสินค้าเข้าคลัง (ตอนเปิด แยกคลังแบบสมบูรณ์)

ส่วนนี้ใช้ได้ตอนที่บริษัทมีมากกว่าหนึ่งคลัง คุณมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของสินค้า และเปิดสวิตช์ แยกคลังแบบสมบูรณ์ ไว้ที่ ตั้งค่าสต็อก ถ้าไม่ครบ จะไม่เห็นช่องติ๊กและปุ่มด้านล่างนี้

8. ติ๊กช่องหน้าแถวสินค้าที่ต้องการ (ติ๊กช่องหัวตารางถ้าอยากเลือกทั้งหน้า) แถบเหนือตารางเขียนว่า เลือก N รายการ
9. กด เพิ่มเข้าคลัง ในหน้าต่าง เพิ่มสินค้าเข้าคลัง เลือก คลังปลายทาง แล้วกด เพิ่มเข้าคลัง ขึ้นข้อความ จัดสินค้าเข้าคลังแล้ว N รายการ ถ้าสินค้าที่เลือกอยู่ในคลังนั้นอยู่แล้ว ขึ้น สินค้าที่เลือกอยู่ในคลังนี้อยู่แล้ว
10. ถ้าอยากเอาสินค้าออกจากคลัง เปิดแท็บคลังนั้นก่อน แล้วกดปุ่มสามจุดท้ายแถว เลือก ลบออกจากคลังนี้ ระบบถาม นำสินค้าออกจากคลังนี้หรือไม่? ตอบ นำออกจากคลัง ขึ้นข้อความ นำสินค้าออกจากคลังแล้ว

#อ่านหน้าสินค้า

11. หัวหน้าบอกชื่อ สถานะ (ใช้งานอยู่ หรือ ปิดใช้งาน) ใต้ชื่อเป็นรหัส ประเภทสินค้า หน่วยนับ และวันที่สร้าง มุมขวามีปุ่ม แก้ไข (ถ้ามีสิทธิ์แก้ไข) และปุ่มสามจุดที่มีคำสั่ง ลบสินค้า (ถ้ามีสิทธิ์ลบ)

12. ถ้าเป็นสินค้า (ไม่ใช่บริการ) ใต้หัวมีแถบตัวเลขหกช่อง อ่านเหมือนสมการ

    คงคลัง + ระหว่างจัดซื้อ + ระหว่างผลิต − จองขาย − จองผลิต = คงเหลือสุทธิ

    • คงคลัง ของที่อยู่ในคลังตอนนี้ นับเฉพาะคลังที่คุณเห็น
    • ระหว่างจัดซื้อ ของที่สั่งซื้อไว้และอนุมัติแล้ว แต่ยังรับไม่ครบ ใต้ตัวเลขบอกวันที่ของน่าจะเข้า
    • ระหว่างผลิต ของที่กำลังผลิตอยู่และยังไม่ได้รับเข้าคลัง
    • จองขาย ของที่ลูกค้าสั่งไว้แล้ว แต่ยังส่งไม่ครบ
    • จองผลิต วัตถุดิบที่ใบสั่งผลิตต้องใช้ แต่ยังไม่ได้เบิก
    • คงเหลือสุทธิ คำตอบว่าถ้ารับของและส่งของครบแล้วจะเหลือเท่าไร ช่องนี้สีเข้ม กดไม่ได้

    ช่องไหนที่โมดูลไม่ได้เปิดใช้ในบริษัท ช่องนั้นไม่ขึ้น ช่องไหนที่คุณไม่มีสิทธิ์ดูเอกสารต้นทาง ขึ้นขีดและ ไม่มีสิทธิ์ดู และถ้ามีช่องที่ไม่รู้ ระบบไม่คำนวณ คงเหลือสุทธิ ให้ (ขึ้น รู้ได้เมื่อเห็นครบทุกตัวเลข) กดช่องไหนก็ข้ามไปดูรายการเอกสารที่ทำให้เกิดตัวเลขนั้น

13. ใต้แถบตัวเลขเป็นบรรทัดเล็ก เช่น ของที่มีอยู่พอใช้อีกราว 12 วัน (ดูจากที่เบิกไปช่วง 30 วันนี้) · จุดสั่งซื้อ 20 ชิ้น ตัวเลขวันคิดจากยอดคงเหลือหารด้วยปริมาณที่เบิกออกเฉลี่ยต่อวันใน 30 วันล่าสุด ถ้าเบิกไม่ถึงพรุ่งนี้ก็หมด ขึ้นว่า ไม่พอใช้ถึงพรุ่งนี้ ถ้าไม่มีการเบิกเลย หรือของหมดแล้ว บรรทัดวันนี้ไม่ขึ้น ถ้ายอดต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ คำว่า จุดสั่งซื้อ เปลี่ยนเป็น ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ เป็นสีส้ม

#แท็บ ข้อมูล

14. แท็บ ข้อมูล แสดงค่าที่กรอกไว้ตอนเพิ่มสินค้า แบบอ่านอย่างเดียว คือ ข้อมูลสินค้า, ใช้ในงานไหนบ้าง, ราคา (พร้อมป้าย VAT), การนับและสต็อก (รวมหน่วยบรรจุที่ตั้งไว้ เช่น 1 ลัง = 12 ชิ้น), และหมายเหตุ ช่องไหนว่างขึ้นขีด ถ้าสินค้านี้เป็นชุดสินค้า จะมีส่วน สินค้าในชุด ต่อท้าย
15. ด้านขวา (บนมือถือจะอยู่ใต้ลงไป) มีการ์ดสี่ใบ
    • สถานะ มีสวิตช์ ใช้งานอยู่ (เห็นสวิตช์ถ้าคุณมีสิทธิ์แก้ไข) ปิดสวิตช์ ขึ้นข้อความ ปิดใช้งานสินค้าแล้ว สินค้าที่ปิดจะเลือกในเอกสารใหม่ไม่ได้ ส่วนเอกสารเก่ายังอยู่ครบ เปิดสวิตช์ ขึ้น เปิดใช้งานสินค้าแล้ว
    • ลูกค้า ลูกค้าที่ผูกกับสินค้านี้ หรือ ไม่ระบุ ขายให้ใครก็ได้
    • แท็ก แท็กที่ติดอยู่ กดลิงก์ แก้แท็ก ถ้าอยากแก้
    • ประวัติ วันที่สร้างกับแก้ล่าสุด กด ดูการแก้ไขทั้งหมด จะเห็นว่าใครแก้อะไร

#แท็บ คงคลัง

16. แท็บ คงคลัง มีส่วน ยอดคงเหลือแยกตามคลัง บอกยอดของแต่ละคลัง ถ้ามีมากกว่าหนึ่งคลัง มีบรรทัด รวมทุกคลัง (ถ้าคุณจำกัดคลัง เขียนว่า รวมคลังที่เข้าถึงได้) ถ้ายังไม่มียอด ขึ้น ยังไม่มียอดคงเหลือ
17. ถ้าคุณมีสิทธิ์ดูมูลค่าสต็อกและไม่ถูกจำกัดคลัง จะมีส่วน ต้นทุน บอก ต้นทุนเฉลี่ย กับ มูลค่า ของสินค้านี้ ถ้าสินค้ามีของที่ยังไม่มีต้นทุน ขึ้นว่า ยังไม่มีต้นทุน พร้อมจำนวนที่ยังขาดต้นทุน
18. ถ้ามีของที่ยังไม่มีต้นทุน และคุณมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของสินค้า จะมีปุ่ม ตั้งต้นทุนยกมา กดแล้วเปิดแผ่น ตั้งต้นทุนยกมา ใต้หัวบอกว่า ยังไม่มีต้นทุน N ให้เลือก ณ วันที่ ใส่ ต้นทุนต่อ… (ต่อหน่วยนับของสินค้า) ดู มูลค่ารวม ที่คำนวณให้ แล้วกด บันทึกต้นทุนยกมา รายละเอียดอยู่ใน มูลค่าสต็อก ต้นทุนยกมา และตั้งค่าสต็อก
19. ถ้าสินค้าเลือกติดตามล็อต จะมีส่วน ล็อต แสดงเลขล็อต ยอดคงเหลือของแต่ละล็อต วันหมดอายุ และป้าย หมดอายุ ถ้าเลยวันแล้ว ถ้ายังไม่มีล็อต ขึ้น ยังไม่มีล็อต

#แท็บ ความเคลื่อนไหว

20. แท็บ ความเคลื่อนไหว เป็นบัตรคุมสินค้า แสดงทุกเอกสารที่ทำให้ยอดของสินค้านี้ขยับ ใหม่สุดอยู่บน บนสุดมีสามช่อง รับรวม จ่ายรวม และ คงเหลือ คอลัมน์ในตารางคือ วันที่ เลขที่เอกสาร รายการ รับ จ่าย คงเหลือ และ ผู้บันทึก ถ้าเอกสารถูกบันทึกช้ากว่าวันที่ในเอกสาร ใต้ชื่อผู้บันทึกเขียนว่า บันทึกช้า N วัน ถ้ามีหลายคลัง จะมีแท็บ ทุกคลัง และชื่อคลัง กดแถวไหน จะเปิดเอกสารนั้น
21. ตัวเลข คงเหลือ แต่ละแถวคิดตามวันที่ของเอกสาร ถ้ามีเอกสารเบิกที่ลงวันที่ก่อนวันที่ของเข้า ยอดแถวนั้นจะติดลบ ขึ้นสีแดง เอาเมาส์วางทับจะเห็นเหตุผล และบนสุดของตารางมีกล่องเตือนว่า คงเหลือติดลบ N ครั้งเมื่อเรียงตามวันที่ของเอกสาร มักเกิดจากบันทึกเบิกย้อนหลังไปก่อนวันที่รับของเข้า

#แท็บ เอกสารที่เกี่ยวข้อง

22. แท็บ เอกสารที่เกี่ยวข้อง (มีตัวเลขจำนวนเอกสารที่ค้างอยู่) แสดงเอกสารที่ยังเปิดอยู่ของสินค้านี้ แยกเป็นปุ่มสลับ ใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อ ใบสั่งผลิต และ ใช้ผลิตของอื่น ตัวเลขข้างปุ่มคือจำนวนใบ แต่ละแถวบอกเลขที่ วันที่ คู่ค้า สั่งเท่าไร ส่ง/รับ/ผลิต/เบิกแล้วเท่าไร ค้างอยู่เท่าไร และสถานะ เช่น รอส่ง ส่งบางส่วน รอรับของ รับบางส่วน รอผลิต กำลังผลิต รอเบิก เบิกบางส่วน ถ้าเลยกำหนดแล้วขึ้นสีแดงว่า เลยกำหนด กดแถวไหนก็เปิดเอกสารนั้น ปุ่มที่คุณไม่มีสิทธิ์ดูเอกสารชนิดนั้นจะไม่ขึ้น ถ้าไม่มีสิทธิ์ดูเลย ขึ้น ไม่มีสิทธิ์ดูใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อ หรือใบสั่งผลิต
23. สินค้าที่เป็น บริการ มีแค่แท็บ ข้อมูล กับ เอกสารที่เกี่ยวข้อง ไม่มีแถบตัวเลขและแท็บสต็อก

#แก้ไข ปิดใช้งาน และลบ

24. กด แก้ไข ฟอร์มเปิดขึ้นในหน้าเดียวกัน ดู เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ หัวข้อแก้ข้อมูลสินค้าทีหลัง ลิงก์ /product/edit/… ที่เก็บไว้เปิดหน้าเดียวกันนี้ในโหมดแก้ไข
25. ถ้าไม่อยากให้เลือกสินค้านี้ในเอกสารใหม่ ใช้สวิตช์ ใช้งานอยู่ ที่ข้อ 15 ปิดไว้ กู้กลับได้ตลอด
26. ถ้าเพิ่มผิดและยังไม่เคยใช้ กดปุ่มสามจุด เลือก ลบสินค้า ระบบถาม ลบสินค้านี้ไหม? พร้อมข้อความ ลบแล้วเอากลับมาไม่ได้ ถ้าแค่ไม่อยากให้เลือกในเอกสารใหม่ ให้ปิดใช้งานแทน กด ลบสินค้า อีกครั้งเป็นการยืนยัน ขึ้น ลบสินค้าเรียบร้อย แล้วกลับไปรายการ

#ข้อควรรู้

• ปิดใช้งานสินค้าที่ยังมีของเหลือไม่ได้ ระบบบอกว่า ปิดใช้งานสินค้าที่มีคงเหลือไม่ได้ — ปรับยอดออกให้เป็น 0 ก่อน เพราะสินค้าที่ปิดแล้วบันทึกเอกสารสต็อกไม่ได้ ของที่เหลือจะค้างเอาออกไม่ได้
• ลบสินค้าที่เคยมีความเคลื่อนไหวไม่ได้ ถ้าสินค้าเคยอยู่ในเอกสารสต็อก มีต้นทุน หรือมีล็อต ระบบบอกว่า สินค้านี้มีการเคลื่อนไหวแล้ว ลบไม่ได้ — ปิดใช้งานแทน
• ตัวเลขในแถบหกช่องคิดจากเอกสารที่ยังเปิดอยู่ ไม่ใช่ตัวเลขที่พิมพ์เอง จองขายนับตามของที่ออกจากคลังจริง คือใบส่งของที่ตัดสต็อกแล้ว หรือใบแจ้งหนี้ที่ออกจากใบสั่งขายโดยตรง ไม่ใช่นับตามเอกสาร
• ยอดคงเหลือในตารางความเคลื่อนไหวเรียงตามวันที่ของเอกสาร ไม่ใช่ตามเวลาที่บันทึก เอกสารที่บันทึกย้อนหลังเลยอาจทำให้ยอดแถวก่อนหน้าดูผิด นี่ไม่ใช่ข้อมูลเสีย แค่ลำดับวันที่
• รายการไม่ซ่อนสินค้าที่ปิดใช้งาน สินค้าที่ปิดยังอยู่ในรายการ มีป้าย ปิดใช้งาน อยากเห็นเฉพาะที่ใช้งานอยู่ กรองด้วย สถานะ
• ถ้าจำกัดคลัง ตัวเลขที่เห็นเป็นของคลังที่คุณใช้ได้เท่านั้น ทั้งในรายการ แถบตัวเลข และบัตรคุมสินค้า

#คำถามที่พบบ่อย

สินค้าหายจากรายการ ดูว่าเปิดเมนูถูกรายการไหม สินค้าประเภทวัตถุดิบ สินค้าระหว่างผลิต และวัสดุสิ้นเปลือง อยู่ในเมนู วัตถุดิบ แล้วดูแท็บคลังด้วย ถ้าเลือกแท็บคลังใดคลังหนึ่ง จะเห็นเฉพาะสินค้าที่คลังนั้นมีของหรือจัดเข้าไว้ ถ้าบริษัทเปิด แยกคลังแบบสมบูรณ์ และบทบาทของคุณจำกัดคลัง สินค้าที่ยังไม่ได้จัดเข้าคลังของคุณจะไม่ขึ้น ให้คนที่มีสิทธิ์ตั้งค่าจัดสินค้าเข้าคลังให้

ตัวเลขคงเหลือสุทธิไม่ขึ้น แปลว่าคุณมองไม่เห็นเอกสารต้นทางบางตัว เช่น ไม่มีสิทธิ์ดูใบสั่งซื้อ ระบบไม่คำนวณให้ เพราะผลรวมที่ขาดบางส่วนทำให้เข้าใจผิดได้ ขอสิทธิ์เพิ่มจากผู้ดูแล

ทำไมคงคลังกับยอดในรายการไม่เท่ากัน ตัวเลขทั้งสองนับเฉพาะคลังที่คุณเห็นเหมือนกัน ถ้ายังไม่เท่า ดูว่าในรายการเลือกแท็บคลังใดคลังหนึ่งอยู่หรือเปล่า แท็บคลังแสดงยอดของคลังนั้นอย่างเดียว

พอใช้อีกกี่วันไม่ขึ้นที่สินค้าบางตัว ระบบคิดจากที่เบิกออกใน 30 วันล่าสุด ถ้าสินค้านั้นไม่มีเอกสารเบิกออกเลยในช่วงนั้น หรือของหมดแล้ว บรรทัดนี้ไม่ขึ้น

ตั้งต้นทุนยกมาแล้ว ปุ่มหายไป ปุ่ม ตั้งต้นทุนยกมา ขึ้นเฉพาะตอนที่สินค้ามีจำนวนที่ยังไม่มีต้นทุน พอบันทึกแล้วจำนวนนั้นมีต้นทุนครบ ปุ่มก็ไม่ขึ้นอีก ถ้าไม่เห็นปุ่มตั้งแต่แรก ให้ดูว่าคุณมีสิทธิ์ดูมูลค่าสต็อก มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของสินค้า และไม่ได้ถูกจำกัดคลัง ทั้งสามข้อ