ภาพรวมผู้ติดต่อ: ใครควรติดตาม

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้บอกว่าวันนี้ควรโทรหาใคร ยกตัวอย่างร้านจำหน่ายอะไหล่ที่มีลูกค้าประจำ 80 ราย ลูกค้าเจ้าหนึ่งสั่งทุกสองสัปดาห์ แต่หายไปเกินหนึ่งเดือนแล้ว อีกเจ้ามีใบแจ้งหนี้เลยกำหนดจ่าย ระบบหยิบสองรายนี้ขึ้นมาไว้บนสุดพร้อมเบอร์ ให้กดโทรได้เลย

ใต้รายการที่ต้องโทร หน้านี้ยังบอกด้วยว่าผู้ติดต่อของคุณอยู่ในสถานะไหน ใครซื้อหรือขายให้คุณมากที่สุดในปีที่ผ่านมา และผู้ติดต่อคนไหนข้อมูลยังไม่ครบ เช่น ยังไม่มีอีเมลส่งเอกสาร

#ก่อนเริ่ม

• ต้องมีผู้ติดต่อและเอกสารในระบบ หน้านี้คำนวณจากใบเสนอราคา ออเดอร์ ใบแจ้งหนี้ และการรับชำระที่ออกไปแล้ว ถ้าเพิ่งเริ่มใช้และยังไม่มีเอกสาร หน้านี้จะว่างเป็นส่วนใหญ่ ดู เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย
• สิทธิ์ ต้องมีสิทธิ์ดูผู้ติดต่อ และสิ่งที่เห็นในหน้านี้ขึ้นตามสิทธิ์ที่คุณมี (ดูรายละเอียดใน ข้อควรรู้) ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#ขั้นตอน

#เปิดหน้าภาพรวม

1. กดเมนู ผู้ติดต่อ แล้วกด ภาพรวม บนสุดของหน้าเป็นวันที่วันนี้ ใต้วันที่เป็นหัวข้อใหญ่ ถ้ามีคนที่ควรติดตามจะเขียนว่า มีผู้ติดต่อ N รายที่ควรติดตาม ถ้าไม่มีเขียนว่า ไม่มีผู้ติดต่อที่ต้องติดตาม

2. ถัดจากหัวข้อมีแถบตัวเลขสองช่อง ลูกค้า กับ ผู้ขาย ใต้ตัวเลขเขียนว่า เพิ่มเดือนนี้ นับเฉพาะคนที่เพิ่มตั้งแต่ต้นเดือนและยังเปิดใช้งานอยู่ กดช่องไหนก็ไปที่รายการผู้ติดต่อของฝั่งนั้น
3. ที่มุมขวาของหัวข้อมีปุ่ม เพิ่มผู้ติดต่อ (ถ้าคุณมีสิทธิ์สร้าง) กดแล้วไปหน้าฟอร์มเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ บนมือถือเป็นปุ่ม +

#โทรหาคนที่ต้องติดตาม

4. ดูกล่อง ต้องติดตาม แต่ละแถวมีชื่อผู้ติดต่อ และใต้ชื่อเป็นเหตุผลหนึ่งบรรทัดหรือหลายบรรทัด เหตุผลมีสามแบบ
   • ค้างชำระ 12,500.00 บาท เลยกำหนด 18 วัน ลูกค้ามียอดค้างที่เลยวันครบกำหนดแล้ว ตัวเลขวันนับจากใบที่เลยกำหนดมานานที่สุด
   • ปกติสั่งราวทุก 14 วัน ครั้งล่าสุด 41 วันก่อน ลูกค้าเคยสั่งเป็นจังหวะ แต่ตอนนี้ห่างกว่าปกติมาก
   • เสนอราคาไป 20 วันแล้ว ยังไม่ได้คำตอบ ถ้ามีหลายใบจะเขียนว่า เสนอราคาไป 3 ใบ ยังไม่ได้คำตอบ ใบล่าสุด 20 วันก่อน
5. กดปุ่ม โทร ท้ายแถว ปุ่มนี้เป็นลิงก์โทรศัพท์ บนมือถือจะเปิดแอปโทรด้วยเบอร์นั้น เอาเมาส์วางบนปุ่มจะเห็นเบอร์เต็มที่เก็บไว้ ถ้าผู้ติดต่อไม่มีเบอร์ ปุ่ม โทร จะไม่ขึ้น
6. กดที่ชื่อ จะเปิดหน้าผู้ติดต่อคนนั้น ไปดูเอกสารและประวัติก่อนโทรได้
7. ระบบแสดง 5 รายแรก ถ้ามีมากกว่านั้นจะมีปุ่ม ดูทั้งหมด N ราย กดแล้วรายการขยายออก กดอีกครั้ง (ปุ่มเปลี่ยนเป็น แสดงน้อยลง) รายการก็ย่อกลับ ถ้ามีเกิน 50 ราย จะแสดง 50 รายแรกและมีบรรทัดบอกว่า แสดง 50 รายแรก

รายการเรียงให้เองดังนี้ คนที่มียอดค้างเลยกำหนดขึ้นก่อน (เลยมานานสุดอยู่บนสุด) ต่อด้วยคนที่ห่างจากจังหวะสั่งปกติ แล้วถึงเป็นคนที่เสนอราคาไปแล้วยังเงียบ

#ดูว่าผู้ติดต่อแต่ละรายอยู่ในสถานะไหน

8. เลื่อนลงมาที่กลุ่ม ผู้ติดต่อ N ราย ตัวเลข N นับทุกคนรวมที่ปิดใช้งาน ใต้หัวมีแถวแยกตามสถานะ
   • มีเอกสารใน 3 เดือนล่าสุด ซื้อหรือขายกับคุณอยู่
   • ไม่มีเอกสารเกิน 3 เดือน เคยมีเอกสาร แต่เงียบไปแล้ว
   • ยังไม่เคยมีเอกสาร เพิ่มชื่อไว้แต่ยังไม่เคยออกเอกสารให้
   • ปิดใช้งาน แถวนี้ขึ้นเฉพาะตอนที่มีผู้ติดต่อที่ปิดไว้อย่างน้อยหนึ่งราย
9. กดแถวไหนก็ได้ ระบบเปิดรายการผู้ติดต่อที่กรองไว้แล้ว เหนือตารางมีป้ายเทา เช่น เฉพาะที่มีเอกสารใน 3 เดือนล่าสุด ตัวเลขในหน้าภาพรวมกับจำนวนที่เห็นในรายการจะเท่ากัน กดกากบาท (×) ที่ป้าย ก็กลับไปดูทุกราย

#ดูใครซื้อและขายให้คุณมากที่สุด

10. กลุ่ม ลูกค้าที่ซื้อมากที่สุด 12 เดือน แสดงสูงสุด 5 ราย แต่ละแถวบอกยอดเป็นบาท และสัดส่วนเทียบกับยอดขายรวมของลูกค้าทุกราย เช่น 250,000.00 · 38% ยอดนี้มาจากใบแจ้งหนี้และใบขายสดที่ออกแล้วในรอบ 12 เดือนที่ผ่านมา
11. กลุ่ม ซื้อจากผู้ขายมากที่สุด 12 เดือน แสดงรูปแบบเดียวกัน ยอดมาจากบันทึกซื้อที่ลงบัญชีแล้ว
12. กดที่ชื่อ จะเปิดหน้าผู้ติดต่อ

#เก็บกวาดข้อมูลที่ยังไม่ครบ

13. กลุ่ม ข้อมูลที่ยังไม่ครบ นับเฉพาะผู้ติดต่อที่ยังเปิดใช้งาน แสดงเฉพาะแถวที่มีคนติด

• ไม่มีอีเมล ใต้แถวเขียนว่า ส่งเอกสารทางอีเมลไม่ได้
• ไม่มีเบอร์โทร
• ข้อมูลภาษีไม่ครบ ใต้แถวเขียนว่า ไม่มีเลขผู้เสียภาษี เลขไม่ถูกต้อง หรือสาขายังไม่มีรหัส
• เลขผู้เสียภาษีซ้ำกัน ใต้แถวเขียนว่า อาจบันทึกรายเดียวกันไว้สองครั้ง

14. กดแถวไหนก็ได้ จะเห็นรายการผู้ติดต่อเฉพาะกลุ่มนั้น กดชื่อเข้าไป แล้วเลือก แก้ไข เติมข้อมูลให้ครบ ถ้าทุกอย่างครบ จะเห็นแถวเดียวว่า ข้อมูลครบทุกราย

#ข้อควรรู้

• เห็นอะไรขึ้นกับสิทธิ์ เหตุผลแต่ละแบบขึ้นเฉพาะตอนที่คุณมีสิทธิ์ดูเอกสารที่เป็นที่มาของมัน เหตุผล ค้างชำระ ต้องมีสิทธิ์ดูการรับชำระ เหตุผล เสนอราคาไป ... ยังไม่ได้คำตอบ ต้องมีสิทธิ์ดูใบเสนอราคา เหตุผล ปกติสั่งราวทุก ... วัน ต้องมีสิทธิ์ดูออเดอร์หรือใบแจ้งหนี้ ส่วนตารางลูกค้าที่ซื้อมากที่สุดต้องมีสิทธิ์ดูใบแจ้งหนี้ และตารางผู้ขายต้องมีสิทธิ์ดูเจ้าหนี้
• ถ้าไม่มีสิทธิ์ดูอะไรเลย กล่อง ต้องติดตาม จะบอกว่า รายชื่อที่ควรติดตามมาจากใบเสนอราคา ออเดอร์ และการรับชำระ ต้องมีสิทธิ์ดูอย่างใดอย่างหนึ่งก่อน ข้อความนี้ไม่ได้แปลว่าไม่มีใคร ถ้าไม่มีใครต้องโทรจริงๆ กล่องจะเขียนว่า ตอนนี้ยังไม่มีใครที่ต้องโทรตาม
• ห่างจากจังหวะสั่งปกติ ระบบคิดอย่างไร ระบบดูวันที่ลูกค้าสั่งของใน 12 เดือนที่ผ่านมา (นับจากออเดอร์ และใบแจ้งหนี้หรือใบขายสดที่ไม่ได้ทำต่อจากออเดอร์ จะได้ไม่นับซ้ำ) แล้วหาช่วงห่างระหว่างการสั่งที่เป็นค่ากลาง ต้องมีวันสั่งอย่างน้อย 3 วันถึงจะคำนวณได้ ลูกค้าจะขึ้นเตือนถ้าห่างไปเกิน 1.5 เท่าของช่วงปกติ และเกินช่วงปกติไปแล้วอย่างน้อย 7 วัน ถ้าเงียบเกินหนึ่งปี ระบบไม่เตือน เพราะถือว่าเป็นลูกค้าที่เลิกซื้อไปแล้ว
• เสนอราคาไปแล้วเงียบ ระบบคิดอย่างไร นับใบเสนอราคาที่ใช้งานอยู่ ยังไม่มีบันทึกคำตอบจากลูกค้า ออกไปมาแล้ว 7 ถึง 90 วัน และลูกค้ารายนั้นยังไม่มีออเดอร์หรือใบแจ้งหนี้หลังวันที่เสนอราคา ผู้ติดต่อที่ปิดใช้งานไม่ขึ้นรายการนี้
• รายการต้องติดตามไม่รวมผู้ติดต่อที่ปิดใช้งาน
• สถานะนับจากเอกสารล่าสุด เอกสารที่นับคือใบเสนอราคาที่ใช้งานอยู่ ออเดอร์ที่ไม่ได้ยกเลิก เอกสารขายที่ออกแล้ว ใบสั่งซื้อที่พ้นสถานะร่างและไม่ถูกปฏิเสธหรือยกเลิก และบันทึกซื้อที่ลงบัญชีแล้ว เกณฑ์ 3 เดือนคือ 90 วัน
• ข้อมูลภาษีไม่ครบ ตรวจเฉพาะนิติบุคคลในประเทศไทย บุคคลธรรมดาและบริษัทต่างประเทศไม่ถูกนับ เพราะใบกำกับภาษีเต็มรูปไม่ได้บังคับเลขทะเบียนของคนกลุ่มนั้น แถวนี้นับสามกรณี คือไม่มีเลขทะเบียน เลขตัวสุดท้ายตรวจไม่ผ่าน และเป็นสาขาแต่ไม่มีรหัสสาขา
• เลขผู้เสียภาษีซ้ำกัน นับตอนที่เลขเดียวกันอยู่ที่สำนักงานเดียวกัน คือสำนักงานใหญ่ทั้งคู่ หรือสาขารหัสเดียวกัน บริษัทเดียวกันที่มีหลายสาขาและแต่ละสาขารหัสต่างกันไม่ถูกนับว่าซ้ำ

#คำถามที่พบบ่อย

ลูกค้าที่ผมรู้ว่าควรโทรตาม ไม่ขึ้นในรายการ ดูก่อนว่าคุณมีสิทธิ์ดูเอกสารที่เป็นที่มาของเหตุผลนั้นไหม แล้วดูเงื่อนไข ถ้าเป็นเรื่องจังหวะการสั่ง ลูกค้าต้องเคยสั่งอย่างน้อย 3 วันในรอบ 12 เดือน ถ้าเป็นเรื่องใบเสนอราคา ต้องผ่านมาแล้วอย่างน้อย 7 วัน และต้องยังไม่ได้ทำออเดอร์หรือใบแจ้งหนี้ตามมา

ปุ่ม โทร ไม่ขึ้นที่แถวของลูกค้าบางคน ผู้ติดต่อคนนั้นยังไม่มีเบอร์โทร หรือเบอร์ที่กรอกไว้เป็นข้อความที่หาตัวเลขเบอร์ไม่เจอ เปิดหน้าผู้ติดต่อแล้วกรอกเบอร์ในแท็บ ช่องทางติดต่อ ถ้ากรอกเบอร์หลายเบอร์ในช่องเดียว ระบบโทรเบอร์แรก

ผมไม่อยากให้ลูกค้ารายหนึ่งขึ้นในรายการต้องติดตามอีก ตอนนี้ไม่มีปุ่มซ่อนเป็นรายคน รายการเป็นผลคำนวณจากเอกสาร เหตุผลจะหายไปเอง ตอนที่ลูกค้าจ่ายยอดค้าง สั่งของ หรือตอบใบเสนอราคา ถ้าลูกค้าเลิกค้าขายกันแล้ว ให้ปิดใช้งานผู้ติดต่อ รายนั้นจะออกจากรายการนี้

หน้านี้แทนรายงานลูกหนี้ได้ไหม ไม่ได้ หน้านี้ใช้เลือกว่าจะโทรหาใคร ยอดค้างรับรายใบดูที่หน้าลูกหนี้ ดู ลูกหนี้ค้างรับ ใบวางบิล และคืนเงินลูกค้า