QR บนเอกสารและลิงก์เปิดเอกสาร

#ใช้ทำอะไร

QR บนเอกสารที่พิมพ์ออกมาช่วยให้คนในบริษัทเปิดเอกสารฉบับนั้นในระบบได้เร็ว เช่น พนักงานส่งของถือใบส่งของกระดาษ สแกน QR แล้วเปิดเอกสารตัวจริงในระบบดูว่าสถานะล่าสุดเป็นอะไร โดยไม่ต้องพิมพ์ค้นหาเลขที่เอกสาร

QR นี้ไม่ใช่ลิงก์สาธารณะ คนที่สแกนต้องเข้าสู่ระบบ และต้องเป็นสมาชิกของบริษัทนั้นพร้อมมีสิทธิ์ดูเอกสารประเภทนั้น ห้ามส่งลิงก์หรือรูป QR ให้ลูกค้าเปิดเอง เพราะลูกค้าไม่มีบัญชีในบริษัทคุณ จะเห็นหน้า ไม่พบเอกสาร

QR ในบทนี้ใช้ได้กับเอกสารฝั่งขาย เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ ใบเสร็จ ใบลดหนี้ ส่วน QR พร้อมเพย์ที่ให้ลูกค้าสแกนจ่ายเงินเป็นอีกชนิดหนึ่ง ดูที่ ออกแบบแบบฟอร์มพิมพ์เอง

#ก่อนเริ่ม

• แบบฟอร์มต้องมี QR ระบบสร้างลิงก์ตอนพิมพ์ถ้าแบบฟอร์มที่ใช้พิมพ์มีวัตถุ QR สแกนดูเอกสาร อยู่ ถ้าไม่มี ระบบไม่สร้างลิงก์ ใส่ QR ในแบบฟอร์มได้ที่แท็บ วัตถุ ของตัวออกแบบ ดู ออกแบบแบบฟอร์มพิมพ์เอง แบบฟอร์มที่บันทึกไว้แล้วต้องเพิ่ม QR เองในตัวออกแบบ
• สิทธิ์ ตั้งอายุลิงก์และยกเลิก QR ต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ของ แบบฟอร์มพิมพ์ คนที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียวจะไม่เห็นกลุ่มนี้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#ขั้นตอน

#ตั้งอายุลิงก์

1. กดเมนู ตั้งค่า แล้วกด แบบฟอร์มเอกสาร เลื่อนลงใต้ตารางแบบฟอร์ม จะเจอกลุ่ม QR บนเอกสาร
2. ที่ช่อง อายุลิงก์ เลือก 1 ปี 2 ปี 5 ปี หรือ 10 ปี ค่าเริ่มต้นคือ 5 ปี
3. พอเลือก ระบบบันทึกทันที และขึ้นข้อความ บันทึกแล้ว ไม่มีปุ่มบันทึกแยก
4. กดแถว ประวัติการแก้ไข ในกลุ่มเดียวกัน จะเห็นว่าใครเปลี่ยนค่านี้เมื่อไร

อายุที่ตั้งใช้กับลิงก์ที่สร้างใหม่หลังจากนี้ ลิงก์ที่พิมพ์ไปแล้วยังมีอายุตามที่ตั้งไว้ตอนสร้าง

#ยกเลิก QR ที่พิมพ์ไปแล้วทั้งหมด

ใช้ตอนที่กระดาษที่มี QR หลุดออกไปนอกบริษัท หรือมีคนลาออกแล้วอยากให้กระดาษเก่าเปิดไม่ได้

1. ในกลุ่ม QR บนเอกสาร กดแถวสีแดง ยกเลิก QR ที่พิมพ์ไปแล้วทั้งหมด
2. หน้าต่างยืนยันขึ้นมาถามว่า ยกเลิก QR ที่พิมพ์ไปแล้วทั้งหมด? พร้อมข้อความว่า QR บนเอกสารที่พิมพ์ไปแล้วทุกใบจะใช้ไม่ได้ ต้องพิมพ์ใหม่ถึงจะได้ QR ใหม่
3. กด ยกเลิก QR ทั้งหมด ถ้าแน่ใจ (หรือกด ยกเลิก ถ้าเปลี่ยนใจ) ระบบขึ้นข้อความ ยกเลิกแล้ว ... ลิงก์ บอกจำนวนที่ถูกยกเลิก

ทำแล้วย้อนคืนไม่ได้ QR บนกระดาษที่พิมพ์ไปก่อนหน้านี้ทุกใบจะเปิดไม่ได้ทันที ถ้าต้องการ QR ที่ใช้งานได้ ต้องเปิดเอกสารนั้นแล้วพิมพ์ใหม่ ระบบจะสร้างลิงก์ใหม่ให้เอง

#สแกนหรือเปิดลิงก์จาก QR

1. สแกน QR บนกระดาษด้วยกล้องมือถือ หรือเปิดลิงก์ที่ขึ้นต้นด้วย /d/ ตามด้วยรหัสยาวในเบราว์เซอร์
2. ถ้ายังไม่ได้เข้าสู่ระบบ ระบบพาไปหน้าเข้าสู่ระบบก่อน พอเข้าสู่ระบบเสร็จ ระบบพากลับมาเปิดเอกสารเดิม
3. ถ้าเอกสารอยู่ในบริษัทที่คุณกำลังใช้งานอยู่ ระบบเปิดหน้าเอกสารให้ทันที
4. ถ้าเอกสารอยู่ในอีกบริษัทหนึ่งของคุณ (คุณเป็นสมาชิกหลายบริษัท) หน้าจอขึ้นว่า เอกสารนี้อยู่ใน ... และ ตอนนี้คุณกำลังใช้งาน ... ให้เลือก
   • สลับไปบริษัทนี้และเปิดเอกสาร ระบบสลับบริษัทแล้วเปิดเอกสาร
   • ไม่สลับ กลับหน้าแรกของบริษัทที่ใช้อยู่

#ตอนขึ้นว่า ไม่พบเอกสาร

หน้า ไม่พบเอกสาร บอกว่า ลิงก์นี้อาจหมดอายุ ถูกยกเลิก หรือคุณไม่มีสิทธิ์เปิดเอกสารนี้ พร้อมปุ่ม ไปหน้าแรก หน้านี้ขึ้นเหมือนกันทุกกรณี ระบบไม่บอกว่าเป็นเพราะอะไร คนนอกจะได้เดาจากข้อความไม่ได้ สาเหตุที่เป็นไปได้มีดังนี้

• ลิงก์หมดอายุตามอายุที่ตั้งไว้
• ลิงก์ถูกยกเลิก (กด ยกเลิก QR ที่พิมพ์ไปแล้วทั้งหมด) หรือมีการพิมพ์ใหม่จนระบบออกลิงก์ใหม่แทน
• คุณไม่ได้เป็นสมาชิกของบริษัทนั้น
• คุณไม่มีสิทธิ์ดูเอกสารประเภทนั้น
• บริษัทนั้นไม่ได้เปิดใช้โมดูลของเอกสารประเภทนั้น หรือถูกปิดไว้
• เอกสารถูกลบไปแล้ว
• รหัสในลิงก์ผิด

#ข้อควรรู้

• ต้องเข้าสู่ระบบทุกครั้ง ระบบเช็กการเข้าสู่ระบบก่อนดูด้วยซ้ำว่าลิงก์ถูกต้องหรือไม่
• เอกสารหนึ่งใบมีลิงก์ที่ใช้งานอยู่ได้ลิงก์เดียว พิมพ์ซ้ำกี่ครั้ง QR ก็เป็นลิงก์เดิม ยกเว้นลิงก์เดิมหมดอายุแล้ว ระบบยกเลิกอันเก่าและสร้างอันใหม่ให้ตอนพิมพ์
• ยกเลิกทั้งหมดไม่มีทางเลือกเฉพาะใบ ระบบมีแค่ปุ่มยกเลิกทั้งบริษัท ไม่มีปุ่มยกเลิกเฉพาะเอกสารใบเดียว
• เปิดลิงก์ที่ใช้ไม่ได้ซ้ำ ๆ ถูกบันทึก ถ้าบัญชีใดเปิดลิงก์ที่ใช้ไม่ได้ติดกันเกิน 10 ครั้งในเวลา 10 นาที ระบบจดเหตุการณ์ เปิดลิงก์เอกสารผิดซ้ำ ไว้ที่ บันทึกความปลอดภัย ของบริษัท
• เปิดลิงก์ถี่เกินไปจะถูกชะลอ เปิดเกิน 30 ครั้งใน 1 นาที ระบบตอบว่า ไม่พบเอกสาร ชั่วคราว รอสักครู่แล้วลองใหม่

#คำถามที่พบบ่อย

ส่งรูป QR หรือลิงก์ให้ลูกค้าเปิดดูใบเสนอราคาได้ไหม ไม่ได้ ลูกค้าต้องมีบัญชีและเป็นสมาชิกของบริษัทคุณ ถึงจะเปิดได้ ถ้าจะส่งเอกสารให้ลูกค้า ให้พิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF แล้วส่งไฟล์ ดู พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม

สแกน QR แล้วขึ้น ไม่พบเอกสาร ทั้งที่เป็นเอกสารของบริษัทเรา เช็กว่าเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีที่เป็นสมาชิกของบริษัทและมีสิทธิ์ดูเอกสารประเภทนั้น เช็กว่ายังไม่ได้กดยกเลิก QR ทั้งหมดไปหลังจากพิมพ์ใบนั้น และเช็กอายุลิงก์ ถ้าเกินอายุ ให้เปิดเอกสารแล้วพิมพ์ใหม่

พิมพ์เอกสารแล้วไม่มี QR ออกมา แบบฟอร์มที่ใช้พิมพ์ต้องมีวัตถุ QR สแกนดูเอกสาร เปิดแบบฟอร์มในตัวออกแบบ แล้วเพิ่มจากแท็บ วัตถุ

ไม่เห็นกลุ่ม QR บนเอกสาร ในหน้าแบบฟอร์มพิมพ์ กลุ่มนี้ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ของ แบบฟอร์มพิมพ์ ให้ขอสิทธิ์จากผู้ดูแลระบบ

เปลี่ยนอายุลิงก์แล้ว QR ที่พิมพ์ไปแล้วเปลี่ยนอายุไหม ไม่เปลี่ยน อายุที่ตั้งใหม่ใช้กับลิงก์ที่สร้างหลังจากนั้นเท่านั้น