จัดการไฟล์ของบริษัท

#ใช้ทำอะไร

ทุกครั้งที่คุณแนบรูปหรือเอกสารในระบบ เช่น รูปสินค้า รูปพนักงาน โลโก้ ไฟล์แนบใบเสนอราคา หลักฐานการชำระเงิน ไฟล์เหล่านั้นไปรวมอยู่ในหน้านี้ที่เดียว คุณเปิดดูได้ว่ามีอะไรบ้าง กินพื้นที่เท่าไร ไฟล์ไหนใช้อยู่กับรายการอะไร และไฟล์ไหนไม่มีรายการไหนอ้างถึงแล้ว

ร้านที่ใช้ระบบมาหลายปี รูปเก่าที่เคยอัปโหลดผิดหรือรูปสินค้าที่เลิกขายแล้วจะสะสมอยู่ หน้านี้ช่วยเก็บกวาดส่วนที่ไม่ได้ใช้

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เปิดดูต้องมีสิทธิ์ ดู ของ ไฟล์ ส่วนการลบต้องมีสิทธิ์ ลบ ของ ไฟล์ คนที่ไม่มีสิทธิ์ลบจะไม่เห็นช่องเลือกไฟล์และปุ่มลบ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• หน้านี้โชว์เฉพาะไฟล์ของบริษัทที่คุณกำลังใช้งานอยู่

#ขั้นตอน

#เปิดหน้าไฟล์

1. กดเมนู ตั้งค่า แล้วกด ไฟล์ หัวหน้าจอเขียนจำนวนรวม เช่น 120 ไฟล์ · 45.3 MB · ไม่ได้ใช้งาน 8 (ส่วน ไม่ได้ใช้งาน ขึ้นถ้ามีไฟล์ที่ไม่มีรายการไหนอ้างถึง)
2. ใต้หัวหน้าจอมีแถบแท็บสามมุมมองให้เลือก
   • ทั้งหมด ทุกไฟล์ของบริษัท
   • ของฉัน เฉพาะไฟล์ที่คุณอัปโหลดเอง
   • ไม่ได้ใช้งาน ไฟล์ที่ไม่มีรายการไหนอ้างถึง มีตัวเลขจำนวนต่อท้าย เช่น ไม่ได้ใช้งาน (8)
3. ไฟล์เก่าที่อัปโหลดก่อนระบบเริ่มจดว่าใครอัปโหลด จะไม่ติดอยู่ในมุมมอง ของฉัน

#เดินดูตามโฟลเดอร์

ระบบจัดไฟล์เป็นโฟลเดอร์ตามที่มา เช่น รูปสินค้า รูปพนักงาน เอกสารพนักงาน โลโก้บริษัท หลักฐานการชำระเงิน

1. ตอนเปิดหน้า เห็นโฟลเดอร์ก่อน แต่ละโฟลเดอร์บอกจำนวนไฟล์และขนาดรวม กดโฟลเดอร์ที่ต้องการก็เข้าไปดูข้างในได้
2. แถบเส้นทางด้านบนแสดงว่าอยู่ตรงไหน เริ่มจาก ทุกโฟลเดอร์ ถ้าอยากถอยกลับ กดชื่อโฟลเดอร์ก่อนหน้า
3. ทางขวาของแถบเส้นทางบอกจำนวนรายการ เช่น 12 รายการ หรือ 1–24 จาก 80 ถ้าว่างขึ้น ไม่มีรายการ

โฟลเดอร์ที่ระบบรู้จักมีดังนี้

ถ้าเจอโฟลเดอร์ที่ชื่อเป็นภาษาอังกฤษ แปลว่าเป็นที่เก็บที่ระบบยังไม่มีชื่อเรียก ก็ยังเปิดดูได้ตามปกติ

#ค้นหา เรียง และเปลี่ยนมุมมอง

• ช่องค้นหา (ชื่อไฟล์ โฟลเดอร์ หรือรายการที่ใช้) ค้นได้จากชื่อไฟล์ ชื่อโฟลเดอร์ หรือชื่อรายการที่ใช้ไฟล์นั้น เช่น ถ้าอยากหารูปของสินค้าตัวหนึ่ง พิมพ์ชื่อสินค้านั้น ระหว่างค้นหรืออยู่ในมุมมอง ไม่ได้ใช้งาน ระบบค้นข้ามทุกโฟลเดอร์ (ข้างแถบเส้นทางขึ้นว่า · ค้นข้ามทุกโฟลเดอร์) ไม่ต้องเข้าไปเปิดทีละโฟลเดอร์
• ช่องเรียงตาม เลือก วันที่ ชื่อ หรือ ขนาด ปุ่มลูกศรข้าง ๆ สลับทิศทางระหว่างมากไปน้อยกับน้อยไปมาก โฟลเดอร์อยู่เหนือไฟล์เสมอ ไม่ว่าจะเรียงแบบไหน
• ปุ่มสองปุ่มด้านขวา สลับระหว่าง มุมมองตาราง (ภาพย่อ) กับ มุมมองรายการ (แถวละไฟล์ มีชื่อ วันที่ ขนาด)
• ถ้ามีเกิน 24 รายการ ด้านล่างมีตัวเลือกจำนวนต่อหน้า 24, 60, 120 หรือ ทั้งหมด และปุ่ม ก่อนหน้า ถัดไป

#ดูว่าไฟล์ใช้ที่ไหน

1. กดไฟล์ที่ต้องการ แผงรายละเอียดเปิดขึ้นทางขวา มีรูปตัวอย่างด้านบน
2. หัวข้อ ใช้อยู่ใน แสดงรายการที่อ้างถึงไฟล์นี้ เช่น สินค้า ... พนักงาน ... โลโก้บริษัท กดแถวที่มีลูกศร ระบบพาไปหน้าของรายการนั้น แถวที่ไม่มีลูกศรคือรายการที่ไม่มีหน้าเปิดตรง ๆ
3. ถ้าไม่มีรายการไหนอ้างถึง แผงเขียนว่า ไม่มีรายการใดอ้างถึงไฟล์นี้ — ลบได้โดยไม่กระทบข้อมูล
4. ด้านล่างเป็นข้อมูลไฟล์ คือ ขนาด อัปโหลดเมื่อ อัปโหลดโดย และ ที่อยู่ไฟล์
5. ปุ่ม ดาวน์โหลด โหลดไฟล์ลงเครื่อง

ไฟล์ที่ไม่มีรายการอ้างถึง มีป้าย ไม่ได้ใช้งาน (ในมุมมองตารางเป็นป้าย ไม่ได้ใช้)

#ลบไฟล์ทีละไฟล์

1. เปิดแผงรายละเอียดของไฟล์ แล้วกด ลบไฟล์
2. หน้าต่างถามว่า ลบไฟล์นี้? พร้อมข้อความ ไฟล์จะถูกลบออกจากพื้นที่จัดเก็บถาวร กด ลบไฟล์ อีกครั้งตอนยืนยัน
3. ระบบขึ้นข้อความ ลบไฟล์แล้ว

ถ้าไฟล์ยังถูกใช้อยู่

• เจ้าของบัญชีองค์กร จะเห็นหน้าต่าง ไฟล์นี้ถูกใช้อยู่ — ลบต่อไปหรือไม่? พร้อมข้อความว่ารายการที่อ้างถึงไฟล์นี้จะไม่มีไฟล์แสดงอีกต่อไป กด ลบต่อ ถ้าแน่ใจ
• คนอื่น กด ลบไฟล์ ไม่ได้ (ปุ่มจาง) แผงเขียนว่า ลบได้เฉพาะเจ้าของบัญชีองค์กร เพราะมีรายการอ้างถึงอยู่ และถ้าลองลบ ระบบขึ้นว่า ลบไม่ได้ — ใช้อยู่ใน: ...

#ลบหลายไฟล์พร้อมกัน

1. เลือกไฟล์ด้วยช่องติ๊ก ในมุมมองตาราง ช่องติ๊กโผล่ที่มุมซ้ายบนของไฟล์ตอนเอาเมาส์ชี้ ในมุมมองรายการมีช่องติ๊กหน้าแถว และมีช่อง เลือกไฟล์ทั้งหมดที่แสดง ด้านบนสุด
2. แถบ เลือกไว้ ... ไฟล์ ขึ้นมา มีปุ่ม ยกเลิก (ล้างที่เลือก) และ ลบที่เลือก
3. กด ลบที่เลือก หน้าต่างถามว่า ลบไฟล์ที่เลือก? พร้อมข้อความ ไฟล์ที่ยังถูกใช้อยู่จะถูกข้าม และไฟล์ที่เหลือจะถูกลบถาวร กด ลบไฟล์ที่เลือก
4. ระบบลบทีละไฟล์ แล้วขึ้นข้อความ เช่น ลบแล้ว 5 ไฟล์ และ ข้าม 2 ไฟล์ที่ยังถูกใช้อยู่

วิธีเก็บกวาดที่ปลอดภัยที่สุดคือเปิดมุมมอง ไม่ได้ใช้งาน ตรวจดูแต่ละไฟล์ แล้วลบทีเดียวทั้งหมด

#ข้อควรรู้

• ลบแล้วเอากลับไม่ได้ ไฟล์ถูกลบออกจากที่เก็บถาวร ไม่มีถังขยะให้กู้
• ลบไฟล์ที่ใช้อยู่ ทำให้รายการนั้นไม่มีรูปหรือไฟล์แสดง ระบบเลยให้เจ้าของบัญชีองค์กรยืนยันซ้ำก่อน
• ป้าย ไม่ได้ใช้งาน ไม่ได้แปลว่าลบได้เสมอไป ระบบเช็กว่าไฟล์ถูกใช้ที่ไหนจากข้อมูลเหล่านี้เท่านั้น รูปและลายเซ็นพนักงาน รูปผู้ติดต่อ รูปสินค้า โลโก้บริษัท สลิปโอนเงินของเงินเดือน เอกสารแนบการลงเวลา หลักฐานการชำระเงิน เอกสารแนบสต็อก ภาพจากเครื่องสแกน รูปโปรไฟล์และลายเซ็นของผู้ใช้ และไฟล์แนบใบเสนอราคา ส่วนไฟล์ในโฟลเดอร์ สแกนแบบฟอร์ม รูปในแบบฟอร์มพิมพ์ และ รูปเช็คเปล่า ใช้โดยแบบฟอร์มพิมพ์และการพิมพ์เช็ค สองอย่างนี้อยู่นอกรายการที่ระบบเช็ก ไฟล์เหล่านี้เลยอาจขึ้นว่า ไม่ได้ใช้งาน ทั้งที่ยังใช้อยู่ อย่าลบสามโฟลเดอร์นี้ถ้ายังไม่แน่ใจ
• ไฟล์ที่รูปไม่ขึ้นภาพย่อ ไฟล์ที่ไม่ใช่รูป เช่น PDF แสดงเป็นไอคอนของโฟลเดอร์แทนภาพย่อ
• รูปโปรไฟล์และลายเซ็นของผู้ใช้ตามตัวคนไป ถ้าคนคนหนึ่งอยู่หลายบริษัท รูปและลายเซ็นของเขาเป็นของบัญชีผู้ใช้ ไม่ใช่ของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง

#คำถามที่พบบ่อย

ไม่เห็นช่องติ๊กเลือกไฟล์ ช่องติ๊กและปุ่มลบขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ลบ ของ ไฟล์ ให้ขอสิทธิ์จากผู้ดูแลระบบ

ลบไฟล์ไม่ได้ ขึ้นว่า ใช้อยู่ใน ไฟล์นั้นยังมีรายการอ้างถึง เปิดแผงรายละเอียดแล้วกดแถวใต้หัวข้อ ใช้อยู่ใน ระบบพาไปที่รายการนั้น เปลี่ยนรูปหรือเอาไฟล์ออกจากรายการก่อน แล้วค่อยกลับมาลบ หรือให้เจ้าของบัญชีองค์กรลบทับ

อัปโหลดไฟล์ใหม่ที่หน้านี้ได้ไหม ไม่ได้ หน้านี้ไว้ดูและลบ การอัปโหลดทำที่หน้าของรายการนั้น เช่น หน้าสินค้า หน้าพนักงาน

ไฟล์ที่เพิ่งแนบ ไม่ขึ้นในมุมมอง ของฉัน ไฟล์ขึ้นในมุมมอง ของฉัน ถ้าระบบจดไว้ว่าคุณเป็นคนอัปโหลดเท่านั้น ไฟล์เก่าที่อัปโหลดก่อนระบบเริ่มจดจะเห็นเฉพาะในมุมมอง ทั้งหมด